外貿(mào)不僅需要你靈活而強大的開發(fā)客戶的能力，更需要你熟練運用辦公軟件記錄和總結(jié)你的工作。否則，努力了一段時間后，你會發(fā)現(xiàn)你已經(jīng)不記得你給客戶發(fā)了什么信息，你談了什么信息，你打電話是為了得到什么信息，客戶對一切的反應(yīng)等等。，而你的客戶采取了哪一步是完全混亂的。

有的業(yè)務(wù)員會說，我是業(yè)務(wù)員，所以負責(zé)開發(fā)客戶。這些文件需要助理和后勤來做。這個想法肯定是錯的。你的客戶只有你關(guān)心他們才能得到訂單。別人再怎么關(guān)心，客戶也不會給你下訂單。

好了，言歸正傳。我來說說有哪些工作可以大大提高外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作效率:

1.客戶檔案表格

也就是客戶信息列表。

一般來說，這種形式需要根據(jù)客戶的來源、規(guī)模、類型、重要性、發(fā)展階段等進行明確的分類。它需要包括主要信息、基本簡介、聯(lián)系人和聯(lián)系方式、進度記錄等。只要您打開此表單，您就會有一個所有客戶的列表，所有其他記錄和文檔都將圍繞此客戶表單開始。

2.快遞，樣品，付款等細節(jié)

快遞和樣品細節(jié)非常重要，因為你的訂單和你發(fā)給客戶的樣品密切相關(guān)，很多產(chǎn)品在下單時需要大量依賴樣品的確認。例如，人造草坪需要與樣品的色號、原材料規(guī)格等完全相同。，否則一個微小的錯誤將導(dǎo)致整個訂單出錯。因此，該記錄必須包括:樣品類型和詳細信息、照片、快遞單號、發(fā)送時間和接收時間、發(fā)送方法、付款人等。所有需要記錄的細節(jié)，都要安排單獨的表格來記錄這些信息。也是你以后跟進客戶的主要依據(jù)。

收款和付款的詳細記錄很容易理解，主要記錄收款的細節(jié)，如應(yīng)付金額和客戶收到的金額、手續(xù)費、時間、付款單等。，以便以后及時發(fā)現(xiàn)異常問題。比如手續(xù)費突然不正常，到達時間不正常。還可以幫你統(tǒng)計每個客戶的合作量和績效完成量。

3.客戶溝通詳細記錄表

郵件往來的詳細記錄，每一次都應(yīng)完整記錄，包括簡短的回復(fù)。原創(chuàng)郵件+翻譯，截圖+打字?？蛻舳嗍呛苈闊┑?，但是客戶越多就越需要做好這份工作，不然很快就會迷茫。如果要查詢郵件中的某個段落，需要搜索所有郵件嗎？有的客戶收發(fā)幾百甚至上千封郵件，浪費半天才找到一封。

除了郵件之外，網(wǎng)上聊天和和客戶打電話的所有內(nèi)容都要進行總結(jié)，并將原始截圖翻譯成中文，記錄在您的表格中。每位客戶一份單獨的表格。時間長了，當(dāng)一些客戶情緒低落一段時間，突然又和你聯(lián)系的時候，只需要拿出這張表格，全部看完，就可以對你的交流了如指掌。

不要怕麻煩。當(dāng)你迷茫的時候，組織起來就來不及了。你已經(jīng)錯過了很多好客戶。

4.拜訪客戶的總結(jié)和記錄

每次接待結(jié)束后，寫一份接待總結(jié)。盡可能的記錄每一個問題和客戶的反應(yīng)，越能高度還原越有效。不要高估自己的記憶力，最好在接待客戶后2天內(nèi)安排好。如果只靠大腦記憶，當(dāng)客戶第二次來拜訪時，你已經(jīng)記不住你上次談判的具體內(nèi)容了。特別是客戶拜訪頻繁的公司，一個月接待幾波客戶。如果不錄，這幾波客戶就混在一起了。

也許你會想:我不能只記錄主要內(nèi)容。為什么我會記錄每一個問題？

比如有一次，我?guī)屯陆涌蛻?，我充?dāng)陪同記錄會議內(nèi)容。會后，這位同事是市里的主要負責(zé)人，他記錄了2張紙，我記錄了14張紙，進行了2個小時的談判?？蛻魧ξ艺f:有什么問題就問你，因為你一定把資料都寫下來了。雖然他從來不看我，但他注意到了我，也認識到了這張唱片的重要性。

就幾句話概括接待，大方向不可能錯，但也不可能全面判斷客戶的性格、工作作風(fēng)、隱藏的情緒、對產(chǎn)品的微妙反應(yīng)。有時候，一句話就能反映客戶的心理活動，一個細微的動作就能驗證你的猜測。合作客戶幾年來不了幾次，不抓住機會把所有信息都記錄下來，這種見面機會不是浪費了嗎？

5.日常工作記錄

其實工作日程記錄應(yīng)該是你早上來公司第一件事。這里說的是，你每天的完成情況，包括日程內(nèi)容、發(fā)展、反饋、詢問，不到5分鐘就可以總結(jié)出來。但是這個數(shù)據(jù)可以作為以后工作總結(jié)的重要證明，可以分析出工作中欠缺的是效率、工作量或者回應(yīng)率。

6.開發(fā)工作系統(tǒng)

不要盲目尋找客戶，在定位目標(biāo)市場后，緩慢而穩(wěn)步地前進。全球快遞外貿(mào)軟件的開發(fā)就是從關(guān)鍵詞和國家開始尋找客戶。一定要把所有好用的外貿(mào)工具，網(wǎng)站，B2B注冊列表，上傳記錄，開發(fā)順序等都放進去。變成一張桌子，讓開發(fā)工作清晰有序，而不是一槍打東一槍打西，像無頭蒼蠅一樣到處亂撞。

堅持一段時間，就會有很大的成就感。積累下來的工作方法和發(fā)展技巧可以留作以后使用。

外貿(mào)業(yè)務(wù)員，絕對不是，只要能發(fā)展客戶，一切都會好的。如果你沒有一個認真、細致、系統(tǒng)的工作態(tài)度和方法，那么你開發(fā)的客戶就賣不出去。最重要的是要有一個好的工作習(xí)慣，因為一個好的習(xí)慣可以提高你的發(fā)展能力和工作效率。