沃德最基本的功能是做文字處理。設(shè)置文字的字體和大小。顏色、特效等。

文字組成段落后，就有了段落設(shè)置，如首行縮進(jìn)、段落間距、對(duì)齊方式等；

段落形成頁(yè)面后，就有了頁(yè)面設(shè)置，如頁(yè)面大小、頁(yè)邊距、頁(yè)眉頁(yè)腳、頁(yè)碼等；

多個(gè)頁(yè)面又會(huì)形成章節(jié)，可以通過(guò)分節(jié)符分開(kāi)每個(gè)章節(jié)，對(duì)一個(gè)章節(jié)進(jìn)行單獨(dú)設(shè)置；

所有頁(yè)面形成一個(gè)文檔，這就涉及到文檔的保存、加密等。

根據(jù)錄入內(nèi)容和排版的先后，可以把Word排版分成兩種方式:

1.先錄入后排版

先錄入內(nèi)容再進(jìn)行排版，這時(shí)候輸入內(nèi)容不需要考慮排版問(wèn)題，如首行縮進(jìn)、段間距、對(duì)齊方式等一律不需要設(shè)置。

如果事先設(shè)置了多余的格式，可能會(huì)對(duì)后來(lái)的排版造成干擾，如：輸入的時(shí)候用空格來(lái)表示縮進(jìn)，那么后續(xù)再設(shè)置首行縮進(jìn)就需要把空格再刪除，比較麻煩。

所以，錄入內(nèi)容不需要設(shè)置任何格式。將所有內(nèi)容都錄入完成后再設(shè)置標(biāo)題、段落格式等。

如果從網(wǎng)上復(fù)制了一些自帶格式的文本需要先清除格式：

清除全文格式：先選中所有文本【開(kāi)始】，【清除格式】。

清除全文的空行：使用快捷鍵Ctrl+H，打開(kāi)【查找替換】對(duì)話框，在查找內(nèi)容中輸入^p^p，替換為^p，重復(fù)點(diǎn)擊【全部替換】按鈕，直到全部替換成功。

清除所有空格：在還沒(méi)有錄入英文時(shí)，打開(kāi)【查找替換】對(duì)話框，在查找內(nèi)容中輸入一個(gè)空格或^w，替換內(nèi)容為空，重復(fù)點(diǎn)擊【全部替換】按鈕，直到全部替換成功。

這個(gè)方法的缺點(diǎn)在于，將所有內(nèi)容錄入后再排版，在視覺(jué)上需要去從無(wú)格式區(qū)別的文本中，識(shí)別出需要設(shè)置特定格式的文本，比較費(fèi)眼力。清除格式時(shí)，如果內(nèi)容有排版好的如論文的封面，就需要重新排版了。

優(yōu)點(diǎn)在于：文字錄入思路清晰，不受打擾。因?yàn)槿绻贿呬浫胍贿吪虐嫠悸肪蜁?huì)斷斷續(xù)續(xù)。

基于以上的缺點(diǎn)，推薦下面這種流程

2.邊錄入邊排版

事先設(shè)置好樣式，在錄入內(nèi)容的過(guò)程中，為內(nèi)容套用樣式。大致分為以下四個(gè)步驟：

（1）整體規(guī)劃：

頁(yè)面設(shè)置：設(shè)置好紙張大小、方向、頁(yè)邊距、頁(yè)眉頁(yè)腳。

樣式設(shè)計(jì)：設(shè)置好段落樣式、標(biāo)題樣式。

（2）內(nèi)容錄入：

錄入文字、圖片、表格等內(nèi)容元素。

（3）高效排版：

完成內(nèi)容錄入后，對(duì)內(nèi)容套用設(shè)置好的樣式，生成目錄、添加頁(yè)碼、設(shè)計(jì)好頁(yè)眉頁(yè)腳。

（4）歸檔輸出：

存為模板、打印。

這種方法的優(yōu)點(diǎn)在于：不容易遺漏需要排版的文本。

缺點(diǎn)是：寫(xiě)作思路會(huì)被排版打斷。

對(duì)比以上兩種排版流程：如果要寫(xiě)類似論文的排版要求比較高的文檔，建議一邊錄入一邊排版；如果只是寫(xiě)有少數(shù)標(biāo)題的文稿，建議先錄入后排版，這樣能保證寫(xiě)作思路的流暢。