簡單的辦公室系列高級教室-制作OfficePPT演示文稿

(一個)

要創(chuàng)建演示文稿，請執(zhí)行以下操作

首先，設計演示文稿時要考慮的事項

您可以創(chuàng)建空白表達視圖，也可以編輯現(xiàn)有表達視圖以生成自己的表達視圖。

無論哪種情況，您都可以將其他演示文稿中的幻燈片或幻燈片內容添加到自己的演示文稿中。

設計演示文稿時，要考慮觀眾。大多數(shù)演示文稿都是通過演示者向現(xiàn)場觀眾講解的。根據您是否親臨現(xiàn)場以及目標受眾的類型，可以選擇以無演示者方式播放演示文稿。

1、設計將直接向觀眾講解的演示文稿

直接向觀眾講解演示文稿通常是最好的方法，特別是在您要傳遞的信息比較復雜并且預期觀眾會提出問題的情況下。

2、設計將以無演示者方式播放的演示文稿

對于以下任何一種情況，都可以考慮以無演示者方式播放演示文稿：

• 您需要讓演示文稿在展銷會或集會的攤位或展臺（展臺：計算機和監(jiān)視器，通常安裝在人流密集的地方，可能包括觸摸屏、播放聲音或視頻?？梢詫φ古_進行設置，以便自動和（或）連續(xù)播放 PowerPoint 演示文稿。）上自動（反復）運行。您可以將大多數(shù)控件設置為不可用，從而使觀眾無法更改自運行的演示文稿。有關詳細信息，請先參閱創(chuàng)建自運行的演示文稿，然后繼續(xù)第 2 部分：開始創(chuàng)建演示文稿。
• 您希望通過電子郵件發(fā)送演示文稿或將其發(fā)布到 Internet。

提示：演示文稿收件人的計算機上必須裝有 Office PowerPoint 2007 或 Microsoft Office PowerPoint Viewer 2007 才能觀看您的演示文稿。

要使演示文稿包含主題（主題：主題顏色、主題字體和主題效果三者的組合。主題可以作為一套獨立的選擇方案應用于文件中。（包括配色、效果和字體））、版式（版式：幻燈片上標題和副標題文本、列表、圖片、表格、圖表、形狀和視頻等元素的排列方式。）和格式，可以創(chuàng)建并應用模板（模板：包含有關已完成演示文稿的主題、版式和其他元素的信息的一個或一組文件。）。

二、從現(xiàn)有演示文稿開始

為了節(jié)省時間，可以使用其他演示文稿中已有的部分或全部幻燈片。只需打開現(xiàn)有演示文稿，用新文件名保存文件，然后進行自定義以便滿足自己的需要。

三、從空白演示文稿開始

要從空白演示文稿開始，請執(zhí)行下列操作：

1. 單擊“Office 按鈕”，然后單擊“新建”。
2. 在“模板”下，單擊“空白文檔和最近使用的文檔”，然后雙擊“空白演示文稿”。
3. 在包含“大綱”選項卡和“幻燈片”選項卡的窗格中，單擊“大綱”。
4. 創(chuàng)建大綱。
5. 要添加顏色、格式和一致的版式（版式：幻燈片上標題和副標題文本、列表、圖片、表格、圖表、形狀和視頻等元素的排列方式。），請應用模板（模板：包含有關已完成演示文稿的主題、版式和其他元素的信息的一個或一組文件。）。
6. 保存演示文稿

四、創(chuàng)建大綱

無論是使用空白演示文稿還是從現(xiàn)有演示文稿開始，都可單擊“大綱”選項卡來組織和創(chuàng)建主題框架。您還可以將其他程序中的大綱文本插入到 PowerPoint 演示文稿中，如 Microsoft Office Word 2007。

“大綱”選項卡有助于您全面考慮信息并將其有序地放在每一張幻燈片上。

五、應用模板

要為您正在設計的一組演示文稿創(chuàng)建統(tǒng)一的樣式、格式和配色方案，可創(chuàng)建一個模板（模板：包含有關已完成演示文稿的主題、版式和其他元素的信息的一個或一組文件。）并將其應用于這些演示文稿。您可以重復使用此模板來創(chuàng)建具有相同外觀的新演示文稿。

六、保存演示文稿

無論是從空白演示文稿開始還是從現(xiàn)有演示文稿開始，請首先保存演示文稿。

七、添加包含或不包含幻燈片內容的幻燈片

您可以從計算機或某一共享位置的其他演示文稿中復制并粘貼，將包含或不包含幻燈片內容的幻燈片添加到您的演示文稿中。還可以在同一個演示文稿內復制幻燈片，也可以從 PowerPoint 2007 版式庫添加幻燈片。

• 從幻燈片版式庫添加空白幻燈片

在“開始”選項卡上的“幻燈片”組中，您可以從幻燈片版式庫添加新幻燈片,如下圖：

• 添加幻燈片的另外方式

除了在PPT上新建幻燈片外，你還可以通過各多渠道獲得不同樣式題材的PPT資源，如通過網絡搜索已經共享的，CD光盤上的，其他文件上的等等，有很多種方式可以獲得。

• 添加圖片、形狀、圖形和其他對象

為使演示文稿更引人入勝，可以添加對象（對象：表、圖表、圖形、等號或其他形式的信息。例如，在一個應用程序中創(chuàng)建的對象，如果鏈接或嵌入另一個程序中，就是 OLE 對象。）（如 SmartArt 圖形、圖表、圖片、藝術字 （藝術字：使用現(xiàn)成效果創(chuàng)建的文本對象，并可以對其應用其他格式效果。）和超鏈接 （超鏈接：帶有顏色和下劃線的文字或圖形，單擊后可以轉向萬維網中的文件、文件的位置或網頁，或是 Intranet 上的網頁。超鏈接還可以轉到新聞組或 Gopher、Telnet 和 FTP 站點。））、聲音和影片。

• 添加 SmartArt 圖形

SmartArt 圖形是一種具有設計師水準的圖形，您可以快速、輕松地將其添加到演示文稿中用以表示數(shù)據。您可以選擇許多不同的圖形布局（如循環(huán)、列表、進程、層次結構、矩陣等）來有效傳達數(shù)據背后的信息。

• 添加圖表

利用 2007 Microsoft Office system 中的圖表功能。

如果計算機上未安裝 Microsoft Office Excel 2007，則無法利用 2007 Microsoft Office system 中的高級圖表制作功能。如果未安裝 Office Excel 2007，則當在 Microsoft Office PowerPoint 2007 中創(chuàng)建新圖表時，Microsoft Graph 將打開。一個圖表隨后出現(xiàn)，并在稱為數(shù)據表的表中含有其關聯(lián)數(shù)據?？梢栽跀?shù)據表中輸入您自己的數(shù)據，從文本文件將數(shù)據導入到數(shù)據表中，或者將數(shù)據從另一個程序粘貼到數(shù)據表中。

• 添加圖片或剪貼畫

您可以將 Microsoft Office Online 以及您計算機上的其他剪貼畫提供程序、網頁或文件中的圖片和剪貼畫 （剪貼畫：一張現(xiàn)成的圖片，經常以位圖或繪圖圖形的組合的形式出現(xiàn)。）插入或復制到 Microsoft Office PowerPoint 2007 演示文稿中。還可以將圖片和剪貼畫用作幻燈片背景。

• 向演示文稿添加旁白

創(chuàng)建自運行的演示文稿時，可在其中包含旁白。旁白可增強基于 Web 或自動運行的演示文稿的效果。還可以使用旁白將會議存檔，以便演示者或缺席者以后可以觀看演示文稿，聽取別人在演示過程中做出的評論。

• 在演示文稿中添加和播放影片

影片屬于桌面視頻文件，其格式包括 AVI 或 MPEG，文件擴展名包括 .avi、.mov、.mpg 和 .mpeg。典型的影片可能包含一個演講者的發(fā)言，比如無法親自參加會議的執(zhí)行官的講話?？梢允褂糜捌_展培訓或進行演示。

可以從計算機中的文件、Microsoft 剪輯管理器、網絡或 Intranet 中向幻燈片添加影片和動態(tài) GIF 文件。若要添加影片或動態(tài) GIF 文件，請將其插入到特定的幻燈片中?？梢允褂枚喾N方式播放影片或 GIF 文件：顯示幻燈片時自動播放、單擊時播放或創(chuàng)建一個計時以在特定的延遲后播放。還可以跨多張幻燈片播放影片或在整個演示文稿中連續(xù)播放影片；或者設置影片選項，例如隱藏影片框或調整框的大小。

• 添加聲音

為了增強演示文稿的效果，可以添加聲音，以達到強調或實現(xiàn)特殊效果的目的。

你可以通過計算機、網絡或 Microsoft 剪輯管理器中的文件添加聲音。也可以自己錄制聲音，將其添加到演示文稿中，或者使用 CD 中的音樂。

在幻燈片上插入聲音時，將顯示一個表示所插入聲音文件的圖標圖像。若要在進行演示時播放聲音，可以將聲音設置為在顯示幻燈片時自動開始播放、在單擊鼠標時開始播放、在一定的時間延遲后自動開始播放或作為動畫序列的一部分播放。還可以播放 CD 中的音樂或向演示文稿添加旁白。

• 添加超鏈接

在 Microsoft Office PowerPoint 2007 中，超鏈接是從一張幻燈片到同一演示文稿中的另一張幻燈片的連接（如到自定義放映 （自定義放映：演示文稿中的演示文稿，您可在現(xiàn)有演示文稿中將幻燈片分組到其中，以便可以給特定的觀眾放映演示文稿的特定部分。）的超鏈接），或是從一張幻燈片到不同演示文稿中的另一張幻燈片、電子郵件地址、網頁或文件的連接。

可以從文本或一個對象（如圖片、圖形、形狀或藝術字 （藝術字：使用現(xiàn)成效果創(chuàng)建的文本對象，并可以對其應用其他格式效果。））創(chuàng)建鏈接。

• 添加藝術字

藝術字是一個文本樣式庫，您可以將其中的文本樣式添加到演示文稿中以產生裝飾效果，如陰影或鏡像（反映）文本。在 PowerPoint 2007 中，還可以對現(xiàn)有文本應用效果，使之成為藝術字。

• 添加頁眉和頁腳

頁眉和頁腳用于顯示幻燈片編號以及幻燈片、講義或備注頁中的時間和日期等信息。也可以在演示文稿中每個講義或備注頁的頂部或每個幻燈片、講義或備注頁的底部添加自定義信息，如標題或演示者姓名。

• 添加頁眉或頁腳

若要將幻燈片編號、時間和日期、公司徽標、演示文稿標題或文件名、演示者姓名等信息添加到演示文稿中每個講義或備注頁的頂部，或者添加到每個幻燈片、講義或備注頁的底部，請使用頁眉和頁腳 （頁眉和頁腳：頁眉可由文本或圖形組成，出現(xiàn)在一節(jié)中每頁的頂端。頁腳出現(xiàn)在每頁的底端。頁眉和頁腳經常包括頁碼、章節(jié)標題、日期和作者姓名。）。

默認情況下，幻燈片不包含頁眉，但是您可以將頁腳占位符移動到頁眉位置。

• 對頁眉或頁腳設置格式、定位或調整大小

可以通過以下方式更改頁眉或頁腳占位符 （占位符：一種帶有虛線邊緣的框，絕大部分幻燈片版式中都有這種框。在這些框內可以放置標題及正文，或者是圖表、表格和圖片等對象。）：調整占位符的大小、調整占位符的位置、更改占位符內的文字的字體、字號、顏色、大小寫或間距。

在“視圖”選項卡上的“演示文稿視圖”組中，單擊要更改的母版。

在任意母版上，執(zhí)行下列操作：

• 要調整占位符的大小，請單擊要更改的占位符，指向它的一個尺寸控點 （尺寸控點：出現(xiàn)在選定對象各角和各邊上的小圓點或小方點。拖動這些控點可以更改對象的大小。），然后當指針變?yōu)殡p向箭頭時，拖動該控點。
• 要調整占位符的位置，請單擊要更改的占位符，指向它的一個邊界，然后當指針變?yōu)樗南蚣^時，將該占位符拖動到新位置。
• 要更改占位符內的文字的字體、字號、大小寫、顏色或間距，請選擇文字，然后在“字體”組中單擊所需選項。

注釋：要退出母版視圖，請在任意母版視圖選項卡的“關閉”組中單擊“關閉母版視圖”。

• 添加視覺效果

您可以添加幻燈片之間的切換、動畫文本或對象等視覺效果，以使演示文稿更有趣。

• 將文本或對象制作成動畫

您可以為超鏈接、文本、圖形（包括 SmartArt 圖形）、圖像、圖表和對象 （對象：表、圖表、圖形、等號或其他形式的信息。例如，在一個應用程序中創(chuàng)建的對象，如果鏈接或嵌入另一個程序中，就是 OLE 對象。）添加動畫效果 （動畫：給文本或對象添加特殊視覺或聲音效果。例如，您可以使文本項目符號點逐字從左側飛入，或在顯示圖片時播放掌聲。），以強調重點、控制信息流以及增加演示文稿的吸引力。

• 在幻燈片之間添加切換效果

幻燈片切換是從一個幻燈片移動到下一個幻燈片時在幻燈片放映視圖中產生的類似于動畫的效果。您可以控制每個幻燈片切換效果的速度，還可以添加聲音。

• 檢查拼寫和請求同事的反饋
• 檢查拼寫、語法和用詞

拼寫、語法和用詞錯誤可能導致觀眾無法專心于演示文稿所要傳達的信息。

• 顯示標記與審閱批注

創(chuàng)建演示文稿的草稿版本后，請同事進行審閱并添加意見和建議。

• 準備放映或分發(fā)演示文稿
• 對演示文稿的播放進行排練和計時

可以排練演示文稿，以確保在一定的時間段內完成。進行排練時，請使用“幻燈片排練時間”功能記錄演示每個幻燈片所需的時間，然后在向實際觀眾演示時使用記錄的時間自動播放幻燈片。

• 安裝 PowerPoint Viewer

如果要運行您所創(chuàng)建的演示文稿的計算機上未安裝 PowerPoint，則必須在其上安裝 PowerPoint Viewer。

• 創(chuàng)建并打印講義

您可以用講義形式打印演示文稿（即一頁上打印一張、兩張、三張、四張、六張或九張幻燈片），供觀眾在您進行演示時參考，或留作日后參考。

• 創(chuàng)建并打印備注頁

您可以創(chuàng)建備注頁 （備注頁：將作者備注顯示在幻燈片下方的打印出的頁面。），作為自己演示時的備注，也可以提供給觀眾。

• 打印前預覽

打印幻燈片、備注頁或講義之前，可以進行預覽并進行必要的更改。

• 以黑白或灰度模式打印演示文稿

您可以用彩色、灰度或純黑白模式打印整個演示文稿（包括幻燈片、大綱、備注頁和聽眾講義）。不過大多數(shù)情況下，您可能都會選擇黑白或灰度 （灰度：顯示或打印文本和圖形時使用的一系列從白到黑的陰影。）打印。

• 另存為可移植文檔格式 (PDF) （PDF：一種基于 PostScript 的電子文件格式，它可以保留文檔的格式并支持文件共享。） 或 XML Paper Specification (XPS) 文件

只有在安裝加載項之后，才能通過 2007 Microsoft Office system 程序另存為 PDF 或 XPS 文件。

下一節(jié)：《輕松辦公系列進階課堂-OfficePPT演示文稿創(chuàng)建

（二）設置幻燈片或演示文稿的格式（1）》

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