1.基本功能

(1)制作演示文稿。用戶可以在計算機或投影儀上演示使用PPT(PowerPoint-presentation presentation)創(chuàng)建的演示文稿，也可以打印演示文稿并將其制作成膠片。

使用PowerPoint還可以在互聯(lián)網(wǎng)上召開遠程會議或者在網(wǎng)上給觀眾進行演示。
（2）制作生動精美的幻燈片。演示文稿由一組幻燈片構(gòu)成，幻燈片里可以插入豐富的元素，如文本、表格、圖形、圖片、音頻、視頻、動畫、超鏈接等，因此，可以通過PowerPoint制作出生動活潑、富有感染力的幻燈片。PowerPoint廣泛應(yīng)用于商業(yè)報告、競標文案、多媒體教學(xué)、會議演講等領(lǐng)域中，成為我們工作中不可缺少的工具。
（3）協(xié)作和共享PPT。PowerPoint引入了一些出色的工具，用戶可以使用這些工具有效地創(chuàng)建、管理并與他人協(xié)作處理PPT?？蓪PT輕松攜帶以實現(xiàn)共享，也可將PPT轉(zhuǎn)換為圖片、視頻、Flash動畫、廣播幻燈片等，還可以使用Office組件間的共享和協(xié)作進行辦公，與Word和Excel進行信息共享和調(diào)用。
（4）PowerPoint 2016的新增功能。相對于以前的版本PowerPoint 2016新加了"告訴我您想要做什么..."的智能搜索框（Alt+Q），導(dǎo)航幫助功能是其最大的亮點。此外，新增幻燈片模板100多個，在插入選項中新增了屏幕錄制功能。幻燈片切換和動畫運行比以往更為平滑和豐富，并且它們在功能區(qū)中還有自己的選項卡。新增的SmartArt圖形版式會帶來意外驚喜。另外，PowerPoint 2016提供了多種使用戶可以更加輕松地發(fā)布和共享演示文稿的方式。

2. 編輯環(huán)境

（1）啟動PowerPoint 2016。單擊任務(wù)欄中的【開始】→〖PowerPoint 2016〗，即可啟動PowerPoint 2016。在打開的界面中單擊【空白演示文稿】，即可新建一個空白演示文稿。
此外，雙擊桌面上的PowerPoint 2016快捷圖標，也可以啟動PowerPoint 2016。
（2）PowerPoint 2016的工作界面。PowerPoint 2016的工作界面是用戶輸入文本、插入圖片、創(chuàng)建表格、設(shè)置顏色和動畫、插入音視頻等的工作區(qū)域，為用戶提供了創(chuàng)建和處理PPT的許多重要功能和工具。典型的工作界面包括：幻燈片編輯窗格、幻燈片顯示窗格、備注窗格、功能區(qū)、快速訪問工具欄、狀態(tài)欄和視圖欄等，如圖6.1所示。

圖6.1 PowerPoint 2016的工作界面

① 幻燈片編輯窗格：幻燈片編輯窗格位于工作界面的中部，面積較大，用于顯示和編輯當前幻燈片。在虛線邊框的占位符中可以鍵入文本，或插入圖片、圖表或者其他幻燈片元素。

② 幻燈片顯示窗格：幻燈片顯示窗格位于工作界面左側(cè)，用于顯示當前PPT中每個幻燈片的縮略圖。單擊某個幻燈片縮略圖，則該幻燈片就顯示在幻燈片編輯窗格中?？梢园醋∈髽俗箧I拖動幻燈片縮略圖對幻燈片重新進行排序，還可以執(zhí)行添加、復(fù)制或刪除幻燈片等操作。

③ 備注窗格：在備注窗格中可以鍵入當前幻燈片的備注，從而提示演示者容易遺忘的內(nèi)容。備注可以打印為備注頁，若將PPT保存為網(wǎng)頁，則備注會自動顯示。

④ 功能區(qū)：功能區(qū)位于工作界面的上方，幫助用戶快速找到完成某個任務(wù)所需的命令。功能區(qū)由多個選項卡構(gòu)成，如“文件”“開始”“插入”“設(shè)計”“動畫”等。為提高工作效率，某些選項卡只有在需要時才會顯示。選項卡由多個組構(gòu)成，每個組內(nèi)有多個命令按鈕。

PowerPoint 2016功能區(qū)選項卡中常用的組或命令如表6.1所示，這些常用命令可以在右擊功能區(qū)或【文件】→〖選項〗→“PowerPoint選項”選項卡的“自定義功能區(qū)”中進行添加或刪除。

表6.1 PowerPoint 2016功能區(qū)選項卡中常用的組或命令

選項卡	組或命令
文件	信息、新建、打開、保存、另存為、歷史記錄、打印、共享、導(dǎo)出、關(guān)閉、帳戶、反饋、選項、加載項
開始	剪貼板、幻燈片、字體、段落、繪圖、編輯
插入	幻燈片、表格、圖像、插圖、加載項、鏈接、批注、文本、符號、媒體
設(shè)計	主題、變體、自定義
切換	預(yù)覽、切換到此幻燈片、計時
動畫	預(yù)覽、動畫、高級動畫、計時
幻燈片放映	開始放映幻燈片、設(shè)置、監(jiān)視器
視圖	演示文稿視圖、母版視圖、顯示、顯示比例、顏色/灰度、窗口、宏
幫助	幫助、操作說明搜索框

⑤ 快速訪問工具欄：快速訪問工具欄位于工作界面的左上角，由最常用的命令工具按鈕組成，如圖6.1所示的"保存""撤消""恢復(fù)""播放"等。單擊快速訪問工具欄最右側(cè)的下拉按鈕""，在彈出的"自定義快速訪問工具欄"下拉菜單中勾選或取消，可以添加或刪除快速訪問工具欄中的命令工具按鈕。
⑥ 狀態(tài)欄和視圖欄：狀態(tài)欄和視圖欄位于工作界面的最下方，顯示PPT的當前頁碼、總頁數(shù)、輸入法、視圖按鈕組、調(diào)節(jié)頁面顯示比例的控制桿、顯示比例等信息。右擊狀態(tài)欄，在彈出的"自定義狀態(tài)欄"快捷菜單中可以設(shè)置狀態(tài)欄中要顯示的內(nèi)容。
PowerPoint在運行時可以同時打開多個PPT，每個窗口都是一個獨立的任務(wù)，這樣有利于在不同的PPT之間切換。
（3）退出PowerPoint 2016。
● 關(guān)閉文件但不退出PowerPoint 2016：單擊【文件】→〖關(guān)閉〗或使用快捷鍵Ctrl+F4，確認是否保存當前文件后關(guān)閉PPT。
● 關(guān)閉文件并退出PowerPoint 2016：單擊工作界面右上角的"關(guān)閉"按鈕或使用快捷鍵Alt+F4，確認是否保存當前文件后關(guān)閉文件并且退出PowerPoint 2016。

6.1.2 演示文稿的視圖

1.普通視圖

普通視圖就是剛剛創(chuàng)建或者打開一個PPT文件時出現(xiàn)的視圖，也是最常用的視圖，用于撰寫和設(shè)計演示文稿。
普通視圖包含左側(cè)的幻燈片顯示窗格、右側(cè)的幻燈片編輯窗格和下方的備注窗格。當鼠標指針在窗格邊框變?yōu)?#34;"時，按住鼠標左鍵并拖動，可以調(diào)整各窗格的大小。

2.大綱視圖

大綱視圖是以大綱的形式顯示幻燈片文本，適合用來構(gòu)思整個演示文稿的框架、把握總體思路、編排幻燈片的演示順序等。在大綱視圖下，文本可以在大綱中進行編輯，但在該視圖下不能顯示各種圖形和圖像。

3.幻燈片瀏覽視圖

在幻燈片瀏覽視圖下，可以查看全部幻燈片的縮略圖，從而方便對PPT的順序、前后搭配效果等進行排列和組織。單擊"幻燈片視圖"按鈕，即可切換至幻燈片瀏覽視圖。

4.備注頁視圖

單擊"備注頁視圖"按鈕，可切換至備注頁視圖。備注可以在"普通視圖"的"備注窗格"中輸入，或者直接在"備注頁視圖"中輸入。備注頁可以打印出來，供演示PPT時進行參考。

5.閱讀視圖

單擊"閱讀視圖"按鈕，就進入了閱讀視圖。在該視圖下可以通過全屏的方式查看幻燈片。按Esc鍵，可退出閱讀視圖，返回普通視圖。

6.1.3 幻燈片的基本操作

幻燈片的基本操作包括新建、選擇、復(fù)制、移動、刪除和隱藏，以及幻燈片順序的調(diào)整。

1.新建幻燈片

（1）使用功能區(qū)的"開始"選項卡。單擊【開始】→〖幻燈片〗→"新建幻燈片"，創(chuàng)建一個空白演示文稿。這時系統(tǒng)自動在當前幻燈片的后面新建了一個幻燈片，其縮略圖出現(xiàn)在"幻燈片顯示"窗格中。
（2）使用鼠標和快捷鍵。在"幻燈片顯示"窗格的任意位置右擊，在彈出的快捷菜單中選擇"新建幻燈片"?；蛘呤褂每旖萱ICtrl+M，或者按下Enter鍵則新建一個幻燈片。

2.選擇幻燈片

（1）選擇單個幻燈片。單擊幻燈片縮略圖，此時選中的幻燈片將顯示一個外框。
（2）選擇連續(xù)多個幻燈片。按住Shift鍵的同時，分別單擊要選擇的第一張幻燈片和最后一張幻燈片，選中的這些幻燈片都顯示一個外框。
（3）選擇不連續(xù)的多個幻燈片。按住Ctrl鍵的同時，依次單擊需要選擇的幻燈片即可。若需要取消某個選中的幻燈片，則再次單擊取消即可。
（4）選擇所有幻燈片。選中任意一張幻燈片，然后使用快捷鍵Ctrl+A即可選中所有幻燈片。

3.復(fù)制幻燈片

（1）通過"剪貼板"復(fù)制幻燈片。選中要復(fù)制的幻燈片，單擊【開始】→〖剪貼板〗→"復(fù)制"按鈕，或者使用快捷鍵Ctrl+C。然后再選中一個幻燈片，單擊"粘貼"按鈕，或者使用快捷鍵Ctrl+V，即可在所選幻燈片下復(fù)制出一張新幻燈片。
（2）復(fù)制相鄰幻燈片。選中要復(fù)制的幻燈片，在其縮略圖上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇"復(fù)制幻燈片"選項。此時將在選中幻燈片的下方復(fù)制出一個完全一樣的幻燈片。PowerPoint可以復(fù)制整張幻燈片及其上面的內(nèi)容，也可以復(fù)制同時選中的多張幻燈片。

4.移動幻燈片

移動幻燈片可以實現(xiàn)對幻燈片順序的重新調(diào)整，其方法是選中要移動的幻燈片縮略圖，按住鼠標左鍵不放，將其拖至目標位置釋放即可。此外，在普通視圖下，選中幻燈片縮略圖后，按住Ctrl鍵的同時，使用上、下方向鍵也可以移動幻燈片。還可以選擇多張幻燈片，實現(xiàn)批量移動操作。

5.刪除幻燈片

通過刪除操作可以快速清理PPT中多余的幻燈片。首先選中要刪除幻燈片的縮略圖，直接按鍵盤上的Delete鍵即可；或者右擊需要刪除的幻燈片，在彈出的快捷菜單中選擇"刪除幻燈片"選項。同樣可以選擇多張幻燈片，實現(xiàn)統(tǒng)一刪除。

6.隱藏幻燈片

被隱藏的幻燈片在放映時不會播放，但該幻燈片并沒有被刪除。在幻燈片視圖中被隱藏幻燈片的編號出現(xiàn)"\"標記。
選中要隱藏的幻燈片縮略圖，然后鼠標右擊，在彈出的快捷菜單中選擇"隱藏幻燈片"選項。若要取消隱藏，則只需選中相應(yīng)的幻燈片，再進行一次上述操作。

6.1.4 演示文稿的保存和發(fā)送

1.保存演示文稿

單擊【文件】→〖保存〗選項，或者使用快捷鍵Ctrl+S?？梢园碏12鍵快速打開"另存為"對話框。首次保存時，會打開"另存為"對話框。單擊"瀏覽"選擇PPT保存的路徑、文件名及保存類型，然后單擊"保存"按鈕。

2.發(fā)送演示文稿

保存好的演示文稿還可以通過Internet遠程發(fā)送，使用這個功能需要有計算機網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。單擊【文件】→〖共享〗，可以選擇"與人共享""電子郵件""聯(lián)機演示"等方式共享演示文稿。