方法
- 將全部文件收集起來(lái)。確保后期歸檔工作順利進(jìn)行。
- 按照相關(guān)章程進(jìn)行篩選。一般來(lái)說(shuō)，沒(méi)有當(dāng)前和后期參考、使用或執(zhí)行價(jià)值的文件無(wú)需保存，此類文件可以首先剔除并進(jìn)行銷毀，剩余文件則可根據(jù)本機(jī)關(guān)單位關(guān)于文件歸檔管理的具體要求進(jìn)行篩選。
- 劃分類別和級(jí)別。按照文件所屬部門名稱進(jìn)行橫向分類，再按照上下級(jí)的隸屬關(guān)系進(jìn)行縱向排列。
- 確定保管期限。凡是能構(gòu)成全局程度影響的文件，均需要永久保存。
- 修繕文件內(nèi)容。對(duì)于文件中存在的疏漏或損毀等情況，應(yīng)獲取正確內(nèi)容并對(duì)文件進(jìn)行修補(bǔ)增刪。
- 對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)。按照從上到下、從主要到次要的排列順序?qū)㈥P(guān)聯(lián)緊密的紙質(zhì)文件先裝訂成一個(gè)基本單位，再按照類別、級(jí)別和時(shí)間裝訂成一個(gè)二級(jí)單位，然后用歸檔章編號(hào)裝盒并編制檢索目錄。
- 按照文件上歸檔章的信息將所有文件打印一份目錄，文件依次裝盒，規(guī)范填寫(xiě)檔案盒上各個(gè)項(xiàng)目并編號(hào)，編號(hào)要統(tǒng)一連貫，最后匯總所有文件目錄，方便后期快速查閱檔案。
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