文|女姐姐

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甘特圖是項(xiàng)目管理中最常用的工具，也稱為水平條形圖和條形圖，通過高度可視化的條形圖進(jìn)度顯示項(xiàng)目中每個任務(wù)的時間、進(jìn)度和相互關(guān)系(工序流程的優(yōu)先級等)。第一個提出和使用這個工具的人是亨利勞倫斯甘特，所以他的名字被命名為甘特圖。

因?yàn)樗浅Ｈ菀资褂?，所以后來隨著傳播的發(fā)展，不僅在比較大和復(fù)雜的項(xiàng)目中廣泛使用，日常工作中不能在一兩天內(nèi)立即完成的大大小小的事情也可以作為一個項(xiàng)目，分解要完成的各項(xiàng)任務(wù)，形成甘特圖。

之后甘特圖成為了很多上班族使用的工具。

現(xiàn)在市場上也有很多專業(yè)軟件和在線工具支持甘特圖的制作。但事實(shí)上，在我看來，制作甘特圖的核心不是什么工具或如何制作，而是整個項(xiàng)目工作的解體，以及各項(xiàng)工作的工期、相互銜接的安排。(大衛(wèi)亞設(shè))。

與創(chuàng)建甘特圖的步驟不同，通用教程通過創(chuàng)建甘特圖的工具逐步教導(dǎo)您如何使用此工具創(chuàng)建甘特圖。我的重點(diǎn)是教大家項(xiàng)目或工作。如何利用甘特圖這個工具？我會最好地計(jì)劃這項(xiàng)工作。(約翰f肯尼迪)。

制作工具使用我們大家平時最熟悉的excel。

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第一步：將項(xiàng)目或相對復(fù)雜和困難的任務(wù)分解為特定任務(wù)，并明確每個任務(wù)的開始和結(jié)束時間

因?yàn)樾枰褂酶侍貓D分配的工作或項(xiàng)目有比較長的周期和拆分任務(wù)，所以在制作甘特圖之前，首先要弄清楚這個項(xiàng)目或工作具體要分為哪些部分，每個部分具體有什么工作要做，以及每個要做的工作需要多長時間。(莎士比亞。溫斯頓。)

例如，我以我過去工作中使用的閱讀程序?yàn)槔M(jìn)行了說明。

當(dāng)時，公司CEO要求HR部門為公司的所有管理者及以上高管購買一本他認(rèn)為特別好的書，然后發(fā)送出去，并計(jì)劃了有助于理解吸收的閱讀活動。(威廉莎士比亞，讀書，讀書，讀書，讀書，讀書，讀書)

通過分析，我們決定邀請一位外部脫書家通過網(wǎng)絡(luò)帶領(lǐng)大家一起讀書，因此，要完成整個工作，需要這幾個鏈接和任務(wù)。

1.準(zhǔn)備階段：對外要找外部拆除專家溝通合作事項(xiàng)，并通報(bào)所有參與管理層的整體活動計(jì)劃和計(jì)劃。因?yàn)橐蛲獠繉＜抑Ц顿M(fèi)用，所以要提前申請。

2.具體執(zhí)行階段：督促各管理者提前閱讀，付錢給外部拆書專家，拆書專家在網(wǎng)上引導(dǎo)閱讀前預(yù)熱，組織網(wǎng)上閱讀。(威廉莎士比亞，讀書，讀書，讀書，讀書，讀書，讀書)

3.結(jié)束階段：收集參與閱讀的各管理者的意見和反饋，對整個閱讀活動進(jìn)行宣傳報(bào)道。

整理具體要做的事情后，權(quán)衡每個任務(wù)大概需要多長時間，先做哪些，在多大程度上可以連接其他任務(wù)。

02

步驟2:根據(jù)每個特定任務(wù)和任務(wù)的開始和結(jié)束時間在excel表中繪制

Excel有一個特殊的甘特圖模板，您可以直接選擇。然后根據(jù)模板直接更改為自己的內(nèi)容即可。

但是，即使標(biāo)記為“敏捷甘特圖”，也比較復(fù)雜，所以對于不太麻煩的項(xiàng)目和業(yè)務(wù)，可以自己簡單地繪制，從而節(jié)省時間和精力。

例如，根據(jù)前面提到的閱讀共享任務(wù)，將甘特圖繪制如下：

在這張圖中，左邊是完成整個任務(wù)所包含的各部分和各部分必須具體完成的工作任務(wù)，中間是整個工作任務(wù)相交的時間，我們可以看到從第一個月3日到下個月3日大約需要一個月的時間，右邊是

邊則是每一項(xiàng)具體工作任務(wù)的責(zé)任人。

通過這樣一張圖，整件工作具體要做哪些事情、什么時間做、由誰負(fù)責(zé)就非常清晰了。

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第三步：根據(jù)甘特圖的進(jìn)度安排，每日跟進(jìn)工作進(jìn)度，并在對應(yīng)日期下標(biāo)注

甘特圖最重要的功能和作用，就是確保項(xiàng)目里的每一項(xiàng)工作任務(wù)都在有序推進(jìn)，因此，每一天跟進(jìn)各項(xiàng)工作進(jìn)度并在甘特圖上標(biāo)準(zhǔn)，也是甘特圖制作的一部分。

我們?nèi)匀灰陨厦娴谝徊健⒌诙降母侍貓D為例，假如第一個月到了5號，來檢查各項(xiàng)工作的進(jìn)度，我們發(fā)現(xiàn)方案的溝通確認(rèn)、郵件文案的撰寫和設(shè)計(jì)、與拆書家的溝通確認(rèn)都按計(jì)劃完成，但拆書方案的申請流程還未完成，那么我們需要在甘特圖上對完成進(jìn)度進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)：

其中，按時完成的用綠色表示，未能按時完成而延遲了的，用紅色標(biāo)注：

每一天通過這樣的跟進(jìn)，就能夠在甘特圖上一目了然工作進(jìn)度，對于出現(xiàn)了問題的，也就會成為下一個工作日的工作重點(diǎn)。

我是有余姐，10多年上市公司HR，專注分享求職面試、職業(yè)發(fā)展實(shí)用干貨，關(guān)注@游刃職場有余姐，一起成長為更具選擇權(quán)的職場人。